Chaque pose planifiée une fois, aucune échéance manquée
Planifiez chaque pose de vitrage une seule fois avec un poseur et un créneau, et suivez chaque échéance jusqu'à la livraison via Google Sheets et Google Agenda.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, votre propre système ou toute autre application via MCP ou API.
Il lui faut
- AgendaGoogle Calendar, Outlook, Calendly, Cal.com ou votre propre système (MCP ou API)
- TableurGoogle Sheets, Excel, Airtable ou votre propre système (MCP ou API)
Le problème et l’objectif
Problème : environ 15 poses de vitrage par semaine arrivent par WhatsApp, par téléphone et au comptoir sans planning unique, ce qui provoque des poseurs doublés et des échéances manquées (2 le mois dernier, avec un client entrepreneur perdu). Objectif : un planning partagé où chaque chantier est planifié une fois avec un poseur disponible et où chaque échéance est suivie jusqu'à la pose du vitrage. Indicateur : doubles réservations par semaine (cible 0).
Cette équipe transforme chaque chantier reçu par WhatsApp, par téléphone ou au comptoir en une pose planifiée avec poseur, date et créneau, en s'appuyant sur Google Sheets et Google Agenda comme planning unique. Le Surveillant des Échéances vérifie chaque jour les chantiers ouverts par rapport à la date de livraison promise et prévient l'équipe avant qu'une échéance ne glisse. Vous arrêtez de doubler les poseurs et de perdre des clients entrepreneurs à cause des retards.
L’équipe de ce Circle
Transforme chaque nouveau chantier (WhatsApp, téléphone, comptoir) en une pose planifiée avec poseur, date et créneau.
Il lui faut: Google Agenda ou Google Sheets, une feuille simple avec les noms et disponibilités des poseurs
Vérifie chaque jour les chantiers ouverts par rapport à leur date de livraison promise et prévient l'équipe avant qu'une échéance ne glisse.
Il lui faut: Google Sheets + e-mail, ou un canal WhatsApp/Slack
Récupère les détails du chantier depuis WhatsApp et les notes téléphoniques et transmet un chantier complet à l'agent de planification, en demandant au client ce qui manque.
Il lui faut: API officielle WhatsApp Business (Meta), la personne qui prend l'appel transmet la note à l'agent
Chaque pose planifiée une fois, aucune échéance manquée
Comment éviter de planifier deux poseurs sur le même créneau ?
Avec un seul agenda partagé, chaque nouveau chantier devient une pose planifiée avec poseur, date et créneau. Avant de confirmer, l'équipe vérifie les disponibilités dans la feuille des poseurs, donc la même personne n'apparaît jamais sur deux chantiers en même temps.
Peut-on suivre les échéances de livraison sans tableur à part ?
Oui. Les chantiers ouverts restent dans la même feuille avec leur date de livraison promise, et une vérification quotidienne prévient l'équipe par e-mail ou par un canal de messages quand une échéance approche.
Faut-il changer le numéro WhatsApp que mes clients utilisent déjà ?
Non. Les chantiers reçus par WhatsApp et par téléphone sont enregistrés et transmis à l'agent de planification avec les détails du chantier. Connecter l'API officielle WhatsApp Business aide à organiser ces messages.
