Ningún pedido de mantenimiento se pierde
Registra cada pedido de mantenimiento de los administradores, asigna responsable y plazo y responde por Gmail, con control en Hojas de cálculo de Google.
Son ejemplos. Conecta la herramienta que tu empresa ya usa para la misma función, o tu propio sistema por MCP o API.
El problema y la meta
Todo pedido de mantenimiento que llega por correo se convierte en un ticket registrado, con responsable, plazo y aviso al administrador, y nada queda sin respuesta.
Los administradores de tus 40 edificios envían pedidos de mantenimiento por correo y muchos se pierden. El Triaje de Mantenimiento lee cada correo, identifica el edificio, el tipo de servicio y la urgencia, y abre el ticket en Hojas de cálculo de Google; el Reclamo de Tickets lista cada mañana los tickets abiertos y atrasados por edificio y reclama al responsable por Gmail. La Respuesta al Administrador le envía el número de ticket y el avance, y el Reporte de Edificios arma el informe mensual por edificio.
El equipo de este Circle
Lee cada correo de pedido, identifica el edificio, el tipo de servicio y la urgencia, y abre el ticket en la planilla
Cada mañana lista los tickets abiertos y atrasados por edificio y reclama al responsable de cada uno
Responde al administrador con el número de ticket y el avance, y avisa cuando el servicio termina
Arma el informe mensual por edificio: pedidos, tiempo de respuesta, concluidos y pendientes
Ningún pedido de mantenimiento se pierde
¿Cómo dejo de perder pedidos de mantenimiento que llegan por correo?
Cada correo de pedido se lee, se clasifica por edificio, tipo de servicio y urgencia, y se convierte en un ticket registrado en Hojas de cálculo de Google con responsable y plazo, así ya no queda solo en la bandeja de entrada.
¿El administrador recibe novedades sin que yo responda uno por uno?
Sí. La Respuesta al Administrador le envía por Gmail el número de ticket y el avance, y le avisa cuando el servicio termina, usando la planilla de contactos de tus 40 edificios.
¿Cómo sigo los tickets atrasados y el tiempo de respuesta?
El Reclamo de Tickets lista cada mañana los tickets abiertos y atrasados por edificio y reclama al responsable. El Reporte de Edificios consolida pedidos, tiempo de respuesta, concluidos y pendientes en el informe mensual.
