Aucune demande d'entretien perdue
Enregistrez chaque demande d'entretien des syndics, assignez un responsable et un délai et répondez via Gmail, avec un suivi dans Google Sheets.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, ou votre propre système via MCP ou API.
Le problème et l’objectif
Chaque demande d'entretien reçue par e-mail devient un ticket enregistré, avec responsable, délai et information au syndic, et rien ne reste sans réponse.
Les syndics de vos 40 copropriétés envoient leurs demandes d'entretien par e-mail et beaucoup se perdent. L'agent Tri des Demandes lit chaque e-mail, identifie la copropriété, le type de prestation et l'urgence, et ouvre le ticket dans Google Sheets; l'agent Relance des Tickets liste chaque matin les tickets ouverts et en retard par copropriété et relance le responsable via Gmail. L'agent Réponse au Syndic transmet au syndic le numéro de ticket et l'avancement, et l'agent Rapport Copropriétés prépare le rapport mensuel par copropriété.
L’équipe de ce Circle
Lit chaque e-mail de demande, identifie la copropriété, le type de prestation et l'urgence, et ouvre le ticket dans le fichier
Chaque matin, liste les tickets ouverts et en retard par copropriété et relance le responsable de chacun
Répond au syndic avec le numéro de ticket et l'avancement, et prévient quand la prestation est terminée
Prépare le rapport mensuel par copropriété : demandes, délai de réponse, terminées et en attente
Aucune demande d'entretien perdue
Comment ne plus perdre les demandes d'entretien reçues par e-mail ?
Chaque e-mail de demande est lu, classé par copropriété, type de prestation et urgence, puis transformé en ticket enregistré dans Google Sheets avec un responsable et un délai : la demande ne reste plus seulement dans la boîte de réception.
Le syndic reçoit-il un suivi sans que je réponde une par une ?
Oui. L'agent Réponse au Syndic lui envoie par Gmail le numéro de ticket et l'avancement, et le prévient quand la prestation est terminée, à partir du fichier de contacts de vos 40 copropriétés.
Comment suivre les tickets en retard et le délai de réponse ?
L'agent Relance des Tickets liste chaque matin les tickets ouverts et en retard par copropriété et relance le responsable. L'agent Rapport Copropriétés regroupe demandes, délai de réponse, prestations terminées et en attente dans le rapport mensuel.
