Gestión documental con IA: lectura, extracción de datos y archivo ordenado
Alguien pasa el día abriendo PDF y tecleando datos en el sistema: facturas, guías de transporte, informes, contratos. Los documentos andan dispersos entre correos y carpetas con nombres como final_v3. A la hora de una auditoría, encontrar un comprobante se vuelve una cacería.
Documentos con IA, paso a paso
Entrada desde cualquier canal
El agente recibe documentos por correo, WhatsApp, carga directa o carpeta compartida e identifica el tipo de cada uno.
Datos extraídos y verificados
El agente lee el documento, incluso escaneado, extrae los campos relevantes y los contrasta con lo que ya existe en los sistemas. Lo que tenga baja confianza pasa a revisión.
Registro en el sistema correcto
Los datos van al ERP, CRM u hoja de cálculo que corresponda, y el documento se adjunta al registro, sin digitación.
Un archivo que se encuentra
Cada documento se archiva con nombre, carpeta y etiquetas estandarizados. Cualquier persona autorizada lo encuentra preguntando por chat en lenguaje natural.
Menos trabajo repetitivo. Más control.
- Fin de la digitación de documentos
- Datos verificados antes de entrar al sistema
- Documentos ordenados por defecto
- Auditorías que encuentran lo que necesitan
Sistemas que entran en esta solución
Equipos de IA listos para este trabajo
Leads para inmobiliarias
Jaca responde al interesado del portal por WhatsApp, Romeo lo califica y la visita queda en el calendario del asesor que corresponde.
Gestión de inventario
Nina vigila cada referencia, Darwin calcula cuánto reponer y la orden de compra sale solo cuando una persona la aprueba.
Compras y cotizaciones
Darwin pide cotizaciones y las compara en una tabla, Henry revisa las condiciones y la orden de compra sale con la aprobación registrada.
Logística y entregas
Nina arma las rutas y sigue a cada conductor por WhatsApp; Jaca avisa al cliente del estado de su pedido antes de que llame.
Preguntas sobre documentos con IA
¿Funciona con documentos escaneados o fotos?
Sí. El agente lee documentos digitalizados y fotos, y cuando la lectura no es fiable, pide una revisión humana.
¿Qué diferencia hay con un OCR común?
El OCR convierte una imagen en texto. El agente entiende el documento, extrae los campos correctos, los contrasta con tus sistemas y los registra donde hace falta.
¿Se integra con SharePoint y Google Drive?
Sí, además de ERP como TOTVS y SAP, para adjuntar documentos a los registros.
¿Cómo se manejan los documentos confidenciales?
El acceso se define por permiso y carpeta, toda lectura queda en el registro de auditoría y los datos siguen la normativa de protección de datos.
