Gestion documentaire avec l'IA : lecture, extraction des données et archivage organisé
Quelqu'un passe sa journée à ouvrir des PDF et à ressaisir des données dans le système : factures, lettres de transport, rapports, contrats. Les documents sont éparpillés entre e-mails et dossiers aux noms du type final_v3. Le jour de l'audit, retrouver un justificatif devient une chasse au trésor.
Documents avec l’IA, étape par étape
Une entrée par n'importe quel canal
L'agent reçoit les documents par e-mail, WhatsApp, dépôt ou dossier partagé, et identifie le type de chacun.
Des données extraites et vérifiées
L'agent lit le document, y compris numérisé, extrait les champs utiles et les compare à ce qui existe déjà dans les systèmes. Ce qui est peu fiable part en relecture.
Une saisie dans le bon système
Les données vont dans l'ERP, le CRM ou le tableur concerné, et le document est joint à l'enregistrement, sans ressaisie.
Des archives que l'on retrouve
Chaque document est archivé avec un nom, un dossier et des étiquettes normalisés. Toute personne autorisée le retrouve dans le chat, en posant sa question en langage naturel.
Moins de tâches répétitives. Plus de contrôle.
- Fin de la ressaisie de documents
- Des données vérifiées avant d'entrer dans le système
- Des documents classés par défaut
- Un audit qui retrouve ce dont il a besoin
Les outils utilisés dans cette solution
Équipes IA prêtes à l’emploi pour ce travail
Contacts de l'agence immobilière
Les demandes des portails reçoivent une réponse rapide, l'acquéreur est qualifié et la visite tombe dans l'agenda du bon négociateur.
Gestion des stocks
L'équipe suit les ventes et les stocks, prévoit les ruptures et prépare des propositions de commande que vous validez.
Achats et devis fournisseurs
Les demandes de prix partent aux fournisseurs, les devis sont comparés ligne par ligne et l'acheteur décide avec l'historique sous les yeux.
Logistique et livraisons
Les livraisons du jour sont organisées en tournées, les chauffeurs suivis sur WhatsApp et les clients prévenus avant de s'inquiéter.
Questions sur documents avec l’IA
Cela fonctionne-t-il avec un document scanné ou une photo ?
Oui. L'agent lit les documents numérisés et les photos, et demande une relecture humaine quand la lecture n'est pas fiable.
Quelle différence avec un OCR classique ?
L'OCR transforme une image en texte. L'agent comprend le document, extrait les bons champs, les compare à vos systèmes et les saisit là où il faut.
Cela s'intègre-t-il à SharePoint et Google Drive ?
Oui, ainsi qu'aux ERP comme TOTVS et SAP, pour joindre les documents aux enregistrements.
Comment sont traités les documents confidentiels ?
L'accès est défini par permission et par dossier, chaque lecture est tracée dans le journal d'audit et les données respectent le RGPD.
