Un agent IA WhatsApp qui répond à vos clients, même à 22 h
Vos clients ont une réponse sur WhatsApp à toute heure, et votre équipe reprend la conversation là où l'agent l'a laissée.
Sur WhatsApp, un client sans réponse va voir ailleurs.
Les messages tombent le soir, le week-end, pendant la pause déjeuner, et s'empilent jusqu'au lendemain matin. Votre équipe passe alors ses premières heures à répondre aux mêmes questions sur les horaires, les délais et les prix.
- Responsables service client qui reçoivent beaucoup de messages WhatsApp
- Commerces, réseaux de magasins et services à domicile
- Équipes qui cherchent une IA service client branchée sur Zendesk ou HubSpot
Les agents
Elle lit chaque message entrant, retrouve le client dans HubSpot et répond avec vos informations : horaires, tarifs, délais, conditions. Elle écrit dans le ton de votre marque et dit clairement quand une personne va reprendre.
Il ne parle jamais à vos clients. En coulisses, il décide quelle conversation reste avec Jaca et laquelle part vers un collègue, puis il ouvre le ticket Zendesk avec le résumé de l'échange.
Elle tient le tableau Google Sheets des conversations, repère les questions restées sans bonne réponse et vous propose chaque semaine les réponses types à ajouter.
Comment ça marche
- Un client écrit sur votre numéro WhatsApp Business, à n'importe quelle heure.
- Jaca reconnaît le client dans HubSpot et répond aux questions courantes à partir de vos documents.
- Si la demande touche un geste commercial, une réclamation ou un remboursement, Mat crée un ticket Zendesk et l'assigne au bon collègue.
- Ce collègue valide ou corrige la réponse proposée avant tout envoi sensible, depuis Slack, Teams ou l'app.
- Nina met à jour le tableau de suivi et signale les questions qui reviennent sans réponse satisfaisante.
Exemple de livrable
Le point WhatsApp du matin
- Les conversations de la nuit et du week-end, avec le sujet et la réponse donnée
- Les tickets Zendesk ouverts par l'agent, avec le résumé et la personne en charge
- Les réponses en attente de votre validation
- Les questions fréquentes à ajouter à votre base de réponses
Ce qui change
- Plus de client laissé sans réponse jusqu'au lendemain.
- Votre équipe commence la journée par les cas qui comptent, pas par les questions répétitives.
- Chaque échange est tracé dans HubSpot et Zendesk, avec son coût en crédits.
Où un humain reste nécessaire. L'agent répond avec ce que vous lui avez donné : si une information manque dans vos documents, il le dit et passe la main. Il n'accorde ni remise, ni remboursement, ni avoir sans l'accord d'une personne.
Se connecte à
Service client WhatsApp
Quelle différence entre un chatbot IA WhatsApp et un agent IA pour WhatsApp ?
Un chatbot WhatsApp Business classique suit un arbre de questions figé. Un agent IA comprend une demande formulée librement, cherche la réponse dans vos documents et dans HubSpot, et sait quand il doit passer la main à une personne.
Faut-il un compte WhatsApp Business pour utiliser l'IA ?
Oui, l'IA pour WhatsApp Business se branche sur votre numéro professionnel. Vous connectez le compte depuis l'app iTeam, puis vous choisissez ce que l'agent peut lire et à qui il transfère les conversations.
Et le RGPD pour les conversations clients ?
L'agent n'accède qu'aux outils et aux données que vous connectez, et vous pouvez retirer un accès à tout moment. Chaque action est journalisée. Informez vos clients qu'une IA répond en premier et faites valider le traitement par votre DPO.
Combien de temps pour le mettre en place ?
Vous ouvrez l'équipe gratuitement sur my.iteam.works et connectez WhatsApp Business et HubSpot en quelques clics. Le vrai travail consiste à réunir vos réponses types et à tester le ton sur quelques conversations avant d'ouvrir à tous les clients.
L'agent WhatsApp peut-il envoyer des photos, des documents ou des liens ?
Oui. Jaca peut joindre une fiche produit, un PDF de conditions, un plan d'accès ou un lien vers votre site, selon ce que vous lui avez fourni. Elle ne partage que les documents que vous avez prévus pour vos clients.
Comment le client sait-il qu'une personne va reprendre la conversation ?
Jaca le dit clairement quand la demande dépasse ce qu'elle peut traiter, par exemple une réclamation ou un remboursement. Mat crée le ticket Zendesk avec le résumé, et le collègue reprend sans redemander les informations au client.
Peut-on utiliser le même numéro WhatsApp que notre équipe ?
Oui. L'agent travaille sur votre numéro WhatsApp Business, et vos collègues reprennent les conversations transmises. Le client garde un seul interlocuteur visible, votre entreprise.
Peut-on définir les sujets que l'agent ne doit pas traiter ?
Oui. Vous indiquez les cas qui passent toujours à un collègue, comme une réclamation, un remboursement ou une demande de geste commercial, ainsi que le ton à employer avec vos clients. Vous modifiez ces règles quand vous voulez, et elles s'appliquent dès les conversations suivantes.
Comment améliorer les réponses au fil du temps ?
Nina repère chaque semaine les questions restées sans bonne réponse et propose les réponses types à ajouter. Vous complétez vos documents, et l'agent s'en sert dès la conversation suivante. Les corrections de vos collègues sur les réponses proposées servent aussi.
L'agent répond-il en plusieurs langues sur WhatsApp ?
Oui, il répond dans la langue du client. C'est utile pour une clientèle touristique ou des clients frontaliers. Les tickets Zendesk et les résumés restent dans la langue de votre équipe.