Aucune demande d'entretien perdue
Enregistrez les demandes d'entretien de 40 immeubles reçues par e-mail et WhatsApp dans Google Sheets et suivez les délais sans rien perdre.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, votre propre système ou toute autre application via MCP ou API.
Il lui faut
- TableurGoogle Sheets, Excel, Airtable ou votre propre système (MCP ou API)
- E-mailGmail, Outlook, l’e-mail de l’entreprise ou votre propre système (MCP ou API)
- MessagerieWhatsApp Business (API officielle de Meta), WhatsApp, Instagram, Telegram ou votre propre système (MCP ou API)
Le problème et l’objectif
Les syndics de 40 immeubles envoient des demandes d'entretien par e-mail et WhatsApp et beaucoup se perdent; l'objectif est que chaque demande devienne une ligne dans Google Sheets avec immeuble, responsable et délai, et que rien ne reste sans réponse.
Votre cabinet gère 40 immeubles et les demandes d'entretien arrivent par e-mail et WhatsApp, beaucoup restant sans réponse. L'agent Réception des Demandes transforme chaque e-mail en ligne dans Google Sheets avec immeuble, type d'entretien et urgence, l'agent WhatsApp des Syndics enregistre les demandes WhatsApp dans la même feuille et confirme un numéro de ticket, et le Suivi des Délais envoie chaque matin le résumé des demandes sans responsable ou en retard à l'équipe.
L’équipe de ce Circle
Transforme chaque demande reçue par e-mail en ligne dans la feuille avec immeuble, type d'entretien et urgence
Reçoit les demandes arrivant par WhatsApp, les enregistre dans la même feuille et confirme le numéro de ticket au syndic
Chaque matin, liste les demandes sans responsable ou en retard et envoie le résumé à l'équipe entretien
Aucune demande d'entretien perdue
Comment ne plus perdre les demandes d'entretien envoyées sur WhatsApp ?
L'agent WhatsApp des Syndics reçoit les demandes via WhatsApp Business (API officielle de Meta), les enregistre dans la feuille et confirme un numéro de ticket au syndic, la demande ne reste donc plus dans une simple conversation.
Peut-on voir quelles demandes n'ont pas de responsable ou sont en retard ?
Oui. Le Suivi des Délais liste chaque matin les demandes sans responsable ou dont le délai est dépassé et envoie le résumé par e-mail à l'équipe entretien.
Faut-il changer les outils déjà utilisés ?
Non. L'équipe garde Google Sheets comme base unique et Gmail pour les demandes par e-mail ; WhatsApp se connecte via l'API officielle de Meta.
