Flujo de aprobación con IA: pide, reclama y registra cada decisión
La aprobación está atascada en la bandeja de correo del director, que está de viaje. La matriz de niveles de autoridad existe en un PDF, pero en la práctica aprueba quien esté disponible. En la auditoría, nadie puede demostrar quién aprobó ni con qué base.
Aprobaciones con IA, paso a paso
Matriz de niveles configurada
Montos, tipos de pedido, centros de costos y suplentes se convierten en reglas. El agente siempre sabe quién debe aprobar cada elemento.
Resumen para decidir rápido
El aprobador recibe en Teams, Slack o WhatsApp un resumen con qué es, cuánto cuesta, por qué se pidió y los documentos de apoyo.
Recordatorio y sustitución
El SLA reclama solo al aprobador atrasado y, cuando está ausente, el pedido pasa al suplente definido en la matriz.
Registro para auditoría
Cada decisión queda registrada con quién aprobó, cuándo, por qué canal y con qué información, en el registro de auditoría.
Menos trabajo repetitivo. Más control.
- Aprobaciones que no se quedan paradas
- Niveles de autoridad que se respetan de verdad
- Aprobadores que deciden con contexto
- Auditoría con evidencia de cada decisión
Sistemas que entran en esta solución
Equipos de IA listos para este trabajo
Leads para inmobiliarias
Jaca responde al interesado del portal por WhatsApp, Romeo lo califica y la visita queda en el calendario del asesor que corresponde.
Gestión de inventario
Nina vigila cada referencia, Darwin calcula cuánto reponer y la orden de compra sale solo cuando una persona la aprueba.
Compras y cotizaciones
Darwin pide cotizaciones y las compara en una tabla, Henry revisa las condiciones y la orden de compra sale con la aprobación registrada.
Logística y entregas
Nina arma las rutas y sigue a cada conductor por WhatsApp; Jaca avisa al cliente del estado de su pedido antes de que llame.
Preguntas sobre aprobaciones con IA
¿Es seguro aprobar por WhatsApp?
Sí, con la identidad validada y el registro de cada decisión. Para los elementos más sensibles, puedes exigir la aprobación en un canal corporativo o con segundo factor.
¿Funciona con la aprobación del ERP?
Sí. El agente puede leer las aprobaciones pendientes de SAP, TOTVS y otros, y devolver la decisión al ERP.
¿Pueden los agentes aprobar algo?
Solo lo que tú definas como automático, como los pedidos por debajo de un monto y dentro del presupuesto. Lo demás queda en manos de personas.
¿Se pueden cambiar los niveles de autoridad después?
Sí. La matriz puede editarla quien tenga permiso, y cada cambio también queda registrado.
