Des cotisations encaissées à temps, sans relancer chaque adhérent à la main
Relance les adhérents en retard par SMS et e-mail, répond aux questions sur la cotisation et affiche chaque semaine les encaissements dans Google Sheets.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, votre propre système ou toute autre application via MCP ou API.
Il lui faut
- TableurGoogle Sheets, Excel, Airtable ou votre propre système (MCP ou API)
- E-mailGmail, Outlook, l’e-mail de l’entreprise ou votre propre système (MCP ou API)
Le problème et l’objectif
Aujourd'hui environ un tiers des 250 adhérents paie sa cotisation en retard et les relances SMS sont faites à la main, ce qui prend des jours et laisse la trésorerie floue. Objectif : relancer automatiquement les retardataires et donner chaque semaine une vision fiable des encaissements.
Ce cercle prend en charge la collecte des cotisations d'une association de résidents : le Relanceur de Cotisations envoie SMS et e-mails aux adhérents en retard avec un message adapté au nombre de jours de retard et note chaque réponse dans Google Sheets. Le Suivi de Trésorerie tient le tableau de bord des encaissements (qui a payé, qui reste en retard, montant attendu et encaissé) et la Boîte Cotisations répond dans Gmail aux questions sur les justificatifs et les demandes d'échéancier.
L’équipe de ce Circle
Relance par SMS les adhérents en retard, avec un message adapté au nombre de jours de retard, et note chaque réponse.
Il lui faut: app SMS (Twilio, Brevo, OVH SMS) à connecter, Google Sheets
Tient le tableau de bord des encaissements : qui a payé, qui reste en retard, combien est attendu et encaissé.
Il lui faut: le trésorier ou vous-même, Google Sheets
Répond aux adhérents qui écrivent sur leur cotisation (question, justificatif, demande d'échéancier) et oriente ce qui demande une décision.
Il lui faut: Google Sheets, une décision du bureau à me donner
Des cotisations encaissées à temps, sans relancer chaque adhérent à la main
Comment arrêter de relancer chaque adhérent en retard par SMS moi-même ?
Le cercle envoie les relances automatiquement, avec un texte différent selon les jours de retard, et consigne la réponse de chaque adhérent dans Google Sheets. Vous ne copiez plus les noms un par un.
Puis-je voir chaque semaine ce que l'association a réellement encaissé ?
Oui. Le tableau de bord dans Google Sheets indique qui a payé, qui reste en retard et le montant attendu face à l'encaissé, mis à jour régulièrement pour le bureau.
Et si un adhérent répond pour demander un justificatif ou un échéancier ?
La Boîte Cotisations lit le message dans Gmail et répond aux questions simples ; les demandes d'échéancier attendent une décision du bureau que vous transmettez au cercle.
