Logiciel de facturation avec IA : facture, titre de paiement et envoi sans reprise
En fin de mois, l'équipe arrête tout pour facturer contrat par contrat, en vérifiant révision de prix, métré et remise dans un tableur. Une facture part avec une erreur, doit être annulée et le client retarde son paiement. Et le titre de paiement est encore envoyé à la main, un e-mail à la fois.
Facturation avec l’IA, étape par étape
Ce qu'il faut facturer, sans rien oublier
L'agent lit les contrats, les commandes et les métrés approuvés et dresse la liste de ce qui doit être facturé sur la période, avec les révisions de prix et les remises déjà appliquées.
Un contrôle avant l'émission
Chaque ligne est contrôlée par rapport au contrat et à la fiche client : numéro fiscal (CNPJ), taux d'imposition, code de service et retenues. Ce qui sort du standard part en approbation.
Une émission dans l'ERP
Une fois le lot approuvé, l'agent émet les factures fiscales (notas fiscais) et les titres de paiement via l'ERP ou l'émetteur connecté, et range les fichiers par client.
Envoi et confirmation
L'agent envoie facture et titre au bon contact de chaque client, confirme la réception et répond à ceux qui demandent un renvoi ou une correction.
Moins de tâches répétitives. Plus de contrôle.
- Une facturation sans marathon de fin de mois
- Moins de factures annulées pour erreur de fiche client
- Un client qui reçoit facture et titre dans les délais
- Des révisions de prix contractuelles appliquées sans dépendre de la mémoire de quelqu'un
Les outils utilisés dans cette solution
Équipes IA prêtes à l’emploi pour ce travail
Rapprochement bancaire
Chaque ligne du relevé est rapprochée de sa facture, de son versement Stripe ou de son écriture, et seuls les vrais écarts arrivent chez vous.
Factures fournisseurs
Les factures sont repérées dans Gmail, lues, contrôlées contre la commande et préparées pour un paiement que vous validez.
Relances et recouvrement
Les factures échues sont relancées par e-mail ou WhatsApp selon votre calendrier, et les clients en difficulté arrivent chez une personne.
Prévision de trésorerie
Chaque lundi, vous savez ce qu'il y aura en banque dans les semaines qui viennent, et ce qui pourrait tout décaler.
Tenue comptable
Les pièces sont collectées, les écritures préparées et les anomalies repérées, pour que le collaborateur passe son temps à réviser et à conseiller.
Questions sur facturation avec l’IA
L'IA émet-elle les factures fiscales toute seule ?
Elle les émet via votre ERP ou votre émetteur, dans les règles définies. Vous pouvez exiger une approbation humaine pour chaque lot, ou seulement pour les cas hors standard.
Cela fonctionne-t-il avec les factures de services (NFS-e) de municipalités différentes ?
Oui, grâce à l'émetteur que l'entreprise a déjà relié à son ERP. L'agent assure le contrôle et l'envoi, l'émetteur gère le format propre à chaque commune.
Les données fiscales des clients restent-elles en sécurité ?
L'agent n'accède qu'au nécessaire pour facturer, avec des permissions définies et une piste d'audit de chaque émission, dans le respect de la protection des données.
Peut-on facturer des contrats avec révision annuelle ?
Oui. L'agent lit l'indice et la date de révision de chaque contrat et les applique à la facturation, en demandant une validation avant la première facture révisée.
