Rapprochement bancaire automatique : chaque ligne de relevé expliquée
Chaque ligne du relevé est rapprochée de sa facture, de son versement Stripe ou de son écriture, et seuls les vrais écarts arrivent chez vous.
Le rapprochement bancaire mange des journées en fin de mois.
On pointe ligne par ligne le relevé, les factures, les virements groupés et les versements Stripe nets de frais. Les écarts restent en compte d'attente et ressortent à la clôture, quand plus personne ne se souvient de quoi il s'agit.
- Responsables administratifs et financiers de PME
- Comptables internes et cabinets qui passent à la comptabilité IA
- E-commerçants dont les paiements Stripe arrivent regroupés
Les agents
Il récupère les opérations bancaires via Open Finance et les rapproche des factures et écritures dans QuickBooks ou Xero. Il sait décomposer un versement Stripe en ventes, remboursements et frais.
Elle tient la liste des opérations non rapprochées dans Google Sheets, demande le justificatif manquant à la bonne personne et suit chaque écart jusqu'à la clôture.
Il vérifie que chaque rapprochement a sa pièce et signale les opérations inhabituelles : doublon, montant rond inexpliqué, nouveau bénéficiaire. Il garde la trace de qui a validé quoi.
Comment ça marche
- Chaque jour, Darwin récupère les nouvelles opérations bancaires via Open Finance.
- Il propose un rapprochement pour chaque ligne : facture, versement Stripe, prélèvement ou écriture existante.
- Les rapprochements sûrs sont préparés en lot ; le comptable les valide avant qu'ils soient passés dans QuickBooks ou Xero.
- Les écarts vont dans la liste de Nina, qui réclame le justificatif à la bonne personne.
- Avant la clôture, Henry contrôle les opérations inhabituelles et livre l'état de rapprochement.
Exemple de livrable
L'état de rapprochement, prêt pour la clôture
- Les opérations rapprochées, chacune avec sa pièce
- Les écarts restants, leur montant et la personne relancée
- Le détail des versements Stripe : ventes, remboursements, frais
- Les opérations inhabituelles à examiner
Ce qui change
- Le rapprochement se fait au fil de l'eau, pas en urgence en fin de mois.
- Le compte d'attente reste propre.
- La clôture commence avec des comptes bancaires justes.
Où un humain reste nécessaire. Une ligne sans libellé clair ni pièce reste à identifier par une personne. Les agents préparent les écritures sans les passer sans validation, et ne font aucun paiement.
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Rapprochement bancaire
Comment fonctionne le rapprochement bancaire par IA ?
L'agent compare chaque opération aux factures et aux écritures : montant, date, libellé, référence. Là où un outil classique exige une règle exacte, le rapprochement bancaire IA reconnaît aussi un paiement partiel, groupé ou mal libellé, et indique son niveau de certitude.
Est-ce un logiciel de comptabilité IA de plus ?
Non, l'équipe travaille dans votre logiciel actuel, QuickBooks ou Xero. C'est une IA pour le rapprochement bancaire qui ajoute la lecture des relevés et le suivi des écarts, sans changer d'outil comptable.
L'accès à nos comptes bancaires est-il sûr ?
L'accès bancaire se fait en lecture seule via Open Finance : les agents ne peuvent faire aucun virement. Chaque action est journalisée avec son auteur et son coût en crédits, et vous pouvez couper l'accès à tout moment.
Combien de temps pour la mise en place ?
Connectez la banque, QuickBooks ou Xero et Stripe depuis l'app. Le premier passage porte sur le mois en cours : vous validez les propositions, et l'agent retient vos règles pour les suivants. Le démarrage est gratuit.
L'IA sait-elle rapprocher un virement qui paie plusieurs factures ?
Oui. Darwin cherche la combinaison de factures ouvertes qui correspond au montant, en s'aidant du libellé, de la référence et du client. Quand plusieurs combinaisons sont possibles, il les propose au comptable au lieu de choisir seul.
Comment sont traités les versements Stripe nets de frais ?
Darwin décompose chaque versement Stripe en ventes, remboursements et frais, puis rapproche chaque partie de la bonne facture et du bon compte. Le montant reçu sur le compte bancaire s'explique ainsi ligne par ligne, sans écart laissé en compte d'attente.
Quelles banques et quels logiciels sont compatibles ?
Les opérations sont lues via Open Finance, en lecture seule, auprès des banques qui y sont accessibles. Les rapprochements sont préparés dans QuickBooks ou Xero, les versements Stripe sont décomposés, et la liste des écarts vit dans Google Sheets.
Que devient une opération que l'agent ne reconnaît pas ?
Elle va dans la liste des écarts tenue par Nina, avec ce que l'agent a déjà vérifié. Nina demande le justificatif à la personne la plus probable et suit la réponse. Tant qu'elle n'est pas identifiée par une personne, l'opération n'est pas passée en écriture.
Le rapprochement par IA aide-t-il pour l'audit ou le commissaire aux comptes ?
Henry garde pour chaque rapprochement la pièce, la règle utilisée et la personne qui a validé. L'état de rapprochement de fin de mois liste aussi les opérations inhabituelles et la suite qui leur a été donnée. Le réviseur retrouve tout sans reconstituer l'historique.
Faut-il écrire des règles de rapprochement comme dans un logiciel classique ?
Non, l'agent lit les libellés et compare montants et dates sans règle préalable. Vous pouvez quand même lui donner vos consignes, par exemple pour un prélèvement récurrent ou un client qui paie toujours en plusieurs fois. Chaque correction du comptable sert pour les opérations suivantes.