Reembolso de despesas com IA: do recibo no celular ao pagamento
O colaborador junta recibos amassados na carteira e preenche uma planilha no fim do mês. O gestor aprova sem olhar, o financeiro devolve porque faltou nota, e o reembolso demora semanas. Ninguém sabe ao certo quanto a empresa gasta com viagem por área.
Despesas e reembolsos com IA, passo a passo.
Recibo enviado pelo celular
O colaborador manda a foto do recibo ou a nota no WhatsApp ou Teams. O agente lê valor, data, CNPJ e categoria e pergunta só o que faltar, como o projeto ou o cliente.
Política aplicada na hora
O agente confere limites de diária, hospedagem e quilometragem e avisa o colaborador se algo está fora da política antes de enviar.
Aprovação do gestor
O gestor recebe o resumo da prestação de contas e aprova pelo chat. Exceções à política sobem para quem tem alçada, com registro de cada decisão.
Lançamento e pagamento
Aprovado, o agente lança no ERP com centro de custo, inclui no lote de pagamento e avisa o colaborador quando o reembolso cair.
Menos trabalho repetitivo. Mais controle.
- Prestação de contas feita no dia da despesa
- Política de despesas aplicada de forma igual para todos
- Gestores aprovando com contexto
- Visão clara do gasto por área, viagem e projeto
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Sistemas que entram nessa solução.
Dúvidas sobre despesas e reembolsos com IA.
O colaborador precisa instalar algum aplicativo?
Não. Ele usa o WhatsApp ou o Teams que já tem. O agente conversa por lá e cuida do resto.
E se o recibo não tiver nota fiscal?
O agente aplica a regra da sua política: pede a nota, aceita como recibo simples até um limite ou encaminha para aprovação especial.
Integra com o ERP para o pagamento?
Sim. O reembolso aprovado é lançado no ERP, como SAP, TOTVS ou Omie, e segue o fluxo normal de pagamento da empresa.
Os dados pessoais dos colaboradores ficam protegidos?
Sim. Cada pessoa vê só as próprias despesas, gestores veem as do time e todo acesso fica registrado, seguindo a LGPD.